Başarı, Gelişim, Kariyer, Plan, Zaman Yönetimi, İş Hayatı

Toplantı ve Telefon Görüşmelerinin Öncesinde Hazırlanıyor musun?

Başarılı bir toplantı nasıl yapılır? Yüz yüze yaptığımız toplantılar ve telefonda yaptığımız görüşmeler (kolaylık olması açısından ikisine birlikte toplantı diyelim) iş hayatımızın ayrılmaz bir parçası haline geldi. Çoğu zaman toplantıların uzunluğundan ve sıkıcılığından şikâyet ediyoruz.  Gün içinde birçok toplantı yapmaktan, gerçek işimizi yapamaz duruma geldiğimiz zamanlar oluyor.

Esasında olması amaçlanan bu değildir. Toplantılar, yazılı ortamda çözülmesi günler alabilecek konuların hızlı bir şekilde çözüme kavuşturulması için dizayn edilmiş etkili çalışma ortamlarıdır. Ne yazık ki, çok konuşan birisinin sazı eline alıp bırakmaması, toplantı için doğru yer ve zamanın seçilmemiş olması, katılımcıların toplantının başlangıç ve bitiş zamanlarına riayet etmemesi gibi farklı sebeplerle, toplantılar asıl varoluş amaçlarının dışına çıktı.

Toplantıları yararsız zaman dilimleri haline getiren sebeplerden bir tanesi de katılımcıların hiç hazırlık yapmadan, muhabbet etmeye gidiyormuş edasıyla toplantıya katılmalarıdır. Toplantı çalışma hayatının önemli bir parçasıdır ve gün içinde yapılan diğer çalışmalarla aynı öneme sahiptir. Bu yüzden, toplantıya katılmadan önce, toplantı ile ilgili olarak bir hazırlık süreci geçirmek toplantıyı yararlı ve verimli bir çalışma ortamı haline getirmek açısından önemlidir.

Başarılı bir toplantı nasıl yapılır? Toplantıya nasıl hazırlanılır? Toplantılar nasıl gelişeceği belli olmayan ve bir takım sorulara hazırlıksız yakalanma riskinin yüksek olduğu çalışma ortamlarıdır. Toplantı sırasında beklemediğin bir soru ile karşılaştığında, eğer bu soruyu toplantı öncesinde düşünüp hazırlanmadıysan oldukça gülünç durumlara düşebilirsin. İşte tam da bu sebeple, toplantıya hazırlanmak bu tür risklerin ortadan kaldırılması açısından önemlidir.

VMBHOPBDVR
“Bir toplantı çok sayıda insanın bir araya geldiği, bazılarının gerçekte düşünmediklerini söyledikleri, bazılarının gerçekte yaptıklarını söylemedikleri bir düzenlemedir.” Vladimir Voinovich (Rus yazar, şair, oyun yazarı ve gazeteci)

Gelelim asıl soruya, toplantıyı verimli hale getirmek ve riskleri azaltmak için nasıl bir hazırlık yapmalısın? Başarılı bir toplantı nasıl yapılır?

  • Toplantıya katılmadan önce bu toplantıdan beklentinin ve hedefinin ne olduğunu belirle. Bunu belirlediğinde, bütün katılımcılara toplantının hangi amaçla ve hangi hedefle yapıldığını bildir.
  • Toplantıda konuşulacak konuları belirle. Bu konuları aciliyet ve önem sırasına göre sırala. Mümkünse, aciliyet ve önem açısından en üstte olan konuyu en önce görüş. Listeyi tamamlayınca, toplantıdan en az 3-4 saat önce toplantı katılımcılarına gönder. Katılımcılara bu listeye bir değişiklik veya ekleme yapmak isteyip istemediklerini sor.
  • Konuşulacak konu ile ilgili doküman ve bilgileri mümkünse toplantıdan bir gün önce katılımcılara gönder. Bu sayede, katılımcılar gerekli hazırlığı yapma şansı bulacaktır. Toplantının, bu gönderilenlerin okunduğu varsayımıyla yapılacağını katılımcılara bildir. Böylece toplantıda gereksiz yere zaman harcamamış olacaksın.
  • Toplantı öncesinde konuşulacak her konuyla ilgili olarak hazırlık yap. Toplantının karşı tarafının öncelikleri ve bu toplantıdan beklentilerini gözden geçir. Oluşabilecek farklı senaryoları ve gelebilecek farklı soruları toplantı öncesinde düşünüp cevapla. Bunu yapman, zorlu ve çekişmeli ortamlarda sakinliğini koruyarak mantıklı cevaplar verebilmeni sağlayacaktır.

Bunları yapmak için son dakikayı bekleme. Toplantıdan en az 3-4 saat önce bu çalışmayı yapman toplantının en azından senin açından verimli geçmesi için gereklidir. Bu hazırlık süreci ile birlikte, toplantılar vakit öldürülen ve çalışmaya ara verdiğin atıl zaman dilimleri olmaktan çıkacaktır. Başarılı bir toplantı nasıl yapılır?

 

Bir Cevap Yazın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.