Başarı, Kariyer

Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği

Zamanı doğru kullanmak için neler yapmalıyız? Hayatta sahip olduğumuz kaynaklar genel olarak biriktirilebilir ve geliştirilebilir niteliktedir. Örneğin, para kazanılıp, harcandığında zaman içerisinde tekrar yerine koyabileceğimiz bir kaynaktır. Ancak, zaman böyle değildir. Gün içinde yapmak istediğimiz veya yapmak zorunda olduğumuz onlarca farklı şey varken, yirmi dört saatlik süre ile kısıtlı olmamız, yapmak istediğimiz şeylerin bir kısmını, bazen de hiçbirini yapamamamıza sebep olur. Her ne kadar sahip olduğumuz zaman kaynağı kısıtlı olsa da, zamanı doğru kullanmak ve en verimli şekilde yararlanmak için gerekli teknikler bugüne kadar birçok önemli çalışmaya konu edilmiştir. Bu tekniklerden bazıları yirmi dört saatlik süreyi en verimli şekilde nasıl kullanacağımız hakkında bize çok yararlı stratejiler sunar.

Bunlardan bir tanesi, Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği’dir. Bu teknik İngilizcede “timeboxing” olarak adlandırılmaktadır. Türkçede ise henüz oturmuş bir karşılığı olmadığından, bu yazıda “Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği” olarak adlandıracağım. Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği’nde, planladığımız bir işe, uzunluğu işin başında belirlenmiş sınırlı bir süre tanırız ve işi belirlenen süre içerisinde tamamlamak için çalışma hızımızı ayarlarız. Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği ile zamanı doğru kullanmak, eldeki işlerin çok daha verimli şekilde ve çok daha kısa zamanda tamamlanmasını sağlar. Örneğin, üniversitede verilen bir projede çalışılırken veya işyerinde bir toplantı yapılırken, uzunluğu en başta belirlenmiş olan bir süre verildiğinde, proje veya toplantı çok daha verimli şekilde ve boşa zaman harcanmadan, başlangıçtan bitişe kadar verilen süre içinde bitirilmeye çalışılır.

Nasıl İşliyor?

Adım adım tekniğin nasıl işlediğine bakacak olursak:

  • Öncelikle yapılacak işin kapsamını detaylarıyla belirleriz.
  • Yapılacak işin kapsamı belli olduğunda, işin tamamlanacağı sınırlı bir süre belirleriz. Belirlenen sürenin mantık dışı olacak kadar kısa ve uzun olmamasına dikkat etmeliyiz.
  • Sürenin başında bütün dikkat dağıtacak şeylerle iletişimimizi keseriz. Üzgünüm, cep telefonunuzla bir süre için vedalaşacaksınız.
  • Verilen sürede dikkatimizi tamamen eldeki işe vererek, işi verilen kapsama sadık kalarak ve belirlenen süre içerisinde bitirmek için çalışırız.

Önemli olan, bu tekniğin insan beyninin koşullanmasına uygun olarak düzenlenmiş olmasıdır. İnsan beyni, bir süre ile kısıtlı bırakıldığında, eldeki işi o süre içerisinde nasıl tamamlanabileceğinin yollarını aramaya başlar. Bu süreçte, süre sınırsız olmadığından, öncelikle işin en önemli noktalarını verilen süre içerisinde tamamlamaya odaklanırız. Buna karşılık, bir süre sınırı belirlemeden işe başladığımızda, eldeki iş sakız gibi uzar, önemsiz detaylar aslında gerekmediği kadar uzun zaman alır ve  başta da belirttiğimiz üzere sınırlı sayıdaki kaynağımızı kaybetmiş oluruz.

Timeboxing - Sınırlı Süre Tekniği

Önemli

Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği’nde en önemli nokta, sürenin tamamlanması durumunda kendinize ek süre vermemektedir. Sebep ne olursa olsun ve hangi koşullarda çalışıyor olursanız olun, belirlediğiniz sürenin sonunda elinizdeki işi bitirmek için çalışın ve kendinize ek süre tanımayın. Bu sistemi hayatınızda uygulamaya başladığınızda, belki başlarda yaptığınız işler yarım kalabilir veya eskiye nazaran düşük kalitede olabilir. Ancak sistem kafanızda ve uygulamada oturmaya başladığında, yaptığınız işi belli bir sürede en efektif ve kaliteli şekilde tamamladığınızı göreceksiniz.

Zaman yönetimi ve zamanı doğru kullanmak konusunda yapılan en büyük yanlışlardan bir tanesi, yapılan işte mükemmel olmaya çalışmaktır. Yaşanılan en büyük yanılgı, bir iş üzerinde ne kadar çok zaman harcanırsa, o derecede mükemmel olacağı kanısıdır. Aynı işin üzerinde gereğinden fazla zaman harcamak, o işteki yanlışları kanıksamanıza ve mükemmelleştirmek yerine elinizdeki işi olduğundan daha geriye götürmenize neden olur. Yaptığınız iş için önceden bir zaman dilimi belirleyip, belirlenen zaman dilimine sadık kalmanız ise mükemmeliyetçi düşüncelerden sıyrılıp, elinizdeki işi en efektif sürede tamamlamanıza yardımcı olur.

Bunu bir örnek üzerinde deneyelim. Yakınınızdaki bir kitabı veya gazeteyi açın ve okuyacağınız bir sayfa veya bölüm belirleyin. Önce, okunacak yazıyı her kelimesini anlayacak şekilde ve zamanı bol bol kullanarak okuyun ve toplamda ne kadar sürdüğünü saatinizle takip edin.  Şimdi, benzer uzunlukta başka bir metni kendinize ilk okumada harcadığınızın yarısı kadar bir zaman vererek ve tüm dikkatinizi toplayarak okuyun. Sürenin sonunda, o metni okumuş olacaksınız. İlkinde, belki kendi standartlarınız ışığında mükemmel bir okuma yaparak her kelimeyi ayrı ayrı tamamıyla inceleyerek metni okudunuz. İkincisinde ise, beyniniz verilen görevi verilen zamanda tamamlamak için, görevin en önemli parçalarını tamamlayarak hareket etti. Zamanı doğru kullanmak aynı işi yarı zamanda çok daha efektif şekilde tamamlamanızı sağladı. Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği’ni belki 24 saatin tamamında kullanamazsınız, ama örneğin günün 5 saatinde gerçekleştirebilirseniz, artık gün sizin için 24 saat değil 29 saat haline gelecektir. Yani, sizin eski düzeninizle 29 saatte yapacağınız işi 24 saate sığdırmış olursunuz. Bu da 1 yılda ekstra 1825 saat eder. Günde ortalama 9 saat çalıştığınızı düşünürsek, hemen hemen 203 ilave iş günü kazanmış olursunuz.

Timeboxing - Sınırlı Süre Tekniği

Uzun Sürecek İşler

Zaman zaman eldeki işe neresinden başlayacağımızı bilmediğimizden, o işe başlamayı sürekli erteleriz. Bu durum, tembellik olarak basite indirgenir ve üzerinde durulmaz. Ancak, esasında ortada kendimizi suçlamayı gerektirecek bir durum yoktur. İnsanoğlu, ne kadar süreceğini bilmediği, nelerle karşılaşacağını bilmediği bir işe başlamak istemez.  Bunun sebebi, belirsizliğin yarattığı rahatsızlık duygusudur.

Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği belirsizlik nedeniyle oluşan rahatsızlığı ortadan kaldırır. Uzun zaman alacağını düşündüğünüz işlerde ya da karmaşık olduğundan neresinden başlayacağınızı bilemediğiniz projelerde, kendinize başlangıç için belli nispeten kısa bir süre verin. Örneğin, otuz dakika. Otuz dakikada eldeki projenin bitmeyeceği açıktır. Ama burada önemli olan, Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği’ni bir kez işletmeye başlamaktır. Bu otuz dakika sona erdiğinde, çok uzun süreceğini düşündüğünüz veya çok karmaşık olduğunu düşündüğünüz görevin bir kısmını bitirmiş olduğunuzu ve artık başlangıçta göründüğü kadar karmaşık olmadığını göreceksiniz.

Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği’ni tekrar tekrar kullanırsanız, birkaç tekrardan sonra bitiremem diye günlerden beri ertelediğiniz işlerinizin ne kadar kolay bittiğini göreceksiniz. Yapılacaklar listenizdeki işleri, Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği ile birer birer tamamladığınızda, rahatlatıcı bir tatmin duygusu yaşarsınız. İnsanları tatmin eden ve günlerini çok verimli geçirdikleri kanısına varmalarını sağlayan uzun saatler boyu çalışmış olmaları değil, zamanı doğru kullanmak ve az zamanda çok sayıda işi efektif şekilde tamamlamaktır. Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği ile birlikte, yapılacaklar listeniz hiçbir zaman kontrolden çıkmayacak. Bir sonraki yazıda, Timeboxing – Sınırlı Süre Tekniği’nin  özel bir uygulaması olan ve benim sık sık kullandığım Pomodoro tekniğini sizinle paylaşacağım. Görüşmek üzere…

Bir Cevap Yazın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.